La administración se define como el proceso de diseñar y
mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con
eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones
bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las
industrias manufactureras y a las de servicio.
En fin la administración consiste en darle forma, de manera
consistente y constante a las organizaciones. Todas las organizaciones cuentan
con personas que tienen el encargo de servirle para alcanzar sus metas,
llamados Gerente, administradores etc.
Gerente
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las
actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida
de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y
alcance los objetivos apropiados.
Los Gerentes actúan mediante relaciones que son vías de dos sentidos;
una de las partes esta sujeta a la otra.
Los gerentes actúan mediante relaciones que tienen
repercusiones que involucran a otras personas, para bien o para mal.
Administradores
Son individuos en una organización que dirigen las
actividades de otros. Estos también podrán tener algunas responsabilidades
operativas. Se pueden dividir en dos grupos:
Los operativos son personas que trabajan directamente en un
puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de
otros empleados.
Los administradores dirigen las actividades de otras gentes.
Los administradores convierten un conjunto de recursos
humanos, materiales, técnicos, monetarios, de tiempo y espacio en una empresa
útil y efectiva.
Estos tienen la responsabilidad de realizar acciones que
permitan que las personas hagan sus mejores aportaciones a los objetivos del
grupo.
Los administradores se clasifican en:
Los administradores de primera línea por lo general lo
llamamos supervisores.
Los de mandos medios pueden ostentar títulos como de jefe de
departamentos o de oficina, líder del proyecto, jefe de unidad, gerente de
distrito, decano, obispo o gerente divisional.
Los administradores por lo común ostentan títulos de
vicepresidente, presidente, canciller, director administrativo, director
general etc.
Las principales funciones del administrador
Es importante si de alguna empresa o institución nos
quisiéramos referir, que independientemente de la importancia que tendrá el
establecimiento o aplicación de un modelo como en este caso lo es el proceso
administrativo, debemos también referirnos, al papel que como administradores
tenemos en una organización, llamada de bienes o de servicios.
El número de departamentos varía según las necesidades de la
misma empresa, dependiendo del departamento en que se encuentre el
administrador, este realiza funciones como:
Producción: Considerado tradicionalmente como uno de los
departamentos clave, ya que se encarga del óptimo aprovechamiento y de la
adecuada introducción de infraestructura en un organismo o empresa.
Mercadotecnia: De suma importancia, dada su especialidad que
hoy en día representa, y que sostiene en la empresa la responsabilidad de
elaborar métodos eficientes en el manejo y coordinación de los sistemas de
venta que la empresa ofrece a un mercado específico.
Finanzas: Esta área se encarga de la obtención de fondos y
del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa,
procurando disponer de los medios económicos necesarios para cada uno de los
demás departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
Recursos humanos: Departamento de vital importancia, ya que
mediante el uso adecuado de programas de reclutamiento, selección,
contratación, capacitación y desarrollo, se allega para la empresa del personal
adecuado y afín a los objetivos de la misma.
El papel del administrador
La profesión de administrador es muy variada dependiendo del
nivel en que se sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la
incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planeación, organización,
dirección y control de las actividades de su departamento o división en el
nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional,
orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir. Cuanto mas
se preocupe el administrador para saber o aprender como se ejecutan las tareas,
mas preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa. Cuanto
mas se preocupe por desarrollar conceptos mas preparado estará para actuar en
el nivel institucional de la empresa. Un administrador debe conocer como se
prepara un presupuesto de gastos o una previsión de ventas, como se construye
un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como se elabora la
planeación y el control de producción, etc ya que estos conocimientos son
valiosos para la administración, sin embargo lo mas importante y fundamental es
saber como utilizarlos y en que circunstancias aplicarlos de manera adecuada.
Objetivos De La Administración
1. Alcanzar en
forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas
Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mínimo de sus
recursos.
2. Es permitirle
a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se
desarrolla
3. Asegurar que
la empresa produzca o preste sus servicios.
Importancia De La Administración
La administración es un órgano social específicamente
encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu
esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica por que una vez
creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.
La administración busca el logro de objetivos a través de
las personas ,mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el
subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda
organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.
Dentro de la administración encontramos:
Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros
para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales.
Relación de la organización con su ambiente externo y
respuestas a las necesidades de la sociedad.
Desempeño de ciertas funciones especificas como determinar
objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar, etc.
Desempeño de varios roles interpersonales, de información y
decisión.
Las organizaciones y los individuos continuamente toman
decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinámico con su
medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de información es
esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a
futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual. La
tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión
para coordinar los esfuerzos y mantener n equilibrio dinámico.
Características de las administración
1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde
quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir
coordinación sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el
estado, en el ejercito, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad
religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de
administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes
accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta se
puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas
políticos existentes.
2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre
acompañada de otros fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es
específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero
de producción y un pésimo administrador. La administración tiene
características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o
técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene
características propias que le proporcionan su carácter específico. es decir,
no puede confundirse con otras disciplinas.
3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y
elementos del fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo
momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos
o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no
por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de
jefes en un organismo social, participan en distintos grados y modalidades, de
la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo
administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para
alcanzar un fin, es decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en
forma eficiente los objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de
un organismo formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de
casa etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los
principios, procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están
relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Esta relacionada con matemáticas,
estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología,
filosofía, antropología, etc.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas
se pueden adaptar a las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.